5. Entradas y salidas de mercancía

1. Dos puertas por las que se descontrola el inventario

PUERTA DE ENTRADA

El albarán no coincide con la realidad

Se pidieron 30 macetas, el albarán indica 30 y el proveedor entrega 26. Si registras 30 sin contarlas, el sistema crea cuatro unidades que no existen.

Riesgo principalStock fantasma, reclamaciones tardías y compras mal calculadas.

PUERTA DE SALIDA

La venta se cobra, pero el stock no se actualiza bien

Un cliente compra dos sacos de sustrato de 50 L, pero en caja se utiliza el código de los de 20 L. El importe cobrado puede parecer correcto, mientras el inventario de ambas referencias queda alterado.

Riesgo principalErrores de reposición, ventas por referencia distorsionadas y márgenes poco fiables.

Cobrar correctamente y descontar correctamente son dos controles diferentes. Una venta puede estar bien facturada y, aun así, descontar la referencia equivocada. También puede descontar bien el stock pero tener un precio, descuento o medio de pago mal aplicado.

2. Gestión de albaranes: del pedido a la mercancía realmente recibida

El albarán es el documento que acompaña una entrega y describe la mercancía suministrada. Debe servir para verificar lo recibido y dejar trazabilidad de incidencias, no para dar por hecho que todo el pedido ha llegado.

01 · PEDIDO¿Qué solicitamos?Referencias, cantidades, condiciones y proveedor.

↔

02 · ALBARÁN¿Qué declara la entrega?Referencias, cantidades, documento y fecha.

↔

03 · RECEPCIÓN FÍSICA¿Qué ha llegado realmente?Unidades comprobadas y su estado.

Procedimiento recomendado de recepción

Identifica el pedido y proveedor. Antes de descargar, comprueba que la entrega corresponde a una compra esperada.
Registra el albarán. Guarda número de documento, fecha, proveedor, pedido asociado y persona que recibe.
Cuenta físicamente. Comprueba unidades, cajas, formatos y presentaciones. No des por recibido lo pedido sin verificarlo.
Revisa calidad y estado. Planta dañada, sacos rotos o productos equivocados deben distinguirse de mercancía apta para venta.
Anota discrepancias. Documenta faltantes, sobrantes, referencias erróneas y daños. Conserva las evidencias necesarias y sigue el procedimiento de reclamación acordado con el proveedor.
Confirma la recepción en el sistema. Da entrada solo a la cantidad aceptada y refleja los pendientes o incidencias con su estado correcto.
Etiqueta y ubica. No dejes mercancía disponible para venta sin identificar, ni la coloques en una zona desconocida.
Cierra la recepción. El albarán queda conciliado o abierto con incidencias, responsable y próximo paso.

Un ejemplo de conciliación

EJEMPLO ILUSTRATIVO · NO SON DATOS REALES DE ALIAT

PEDIDO / ALBARÁN30 unidades

RECIBIDAS Y ACEPTADAS26 unidades

DIFERENCIA−4 unidades

Documentadas

Recibidas

Lo correcto es registrar 26 unidades aceptadas y dejar las otras cuatro como entrega pendiente o incidencia, según corresponda. No se deben crear existencias ficticias para cuadrar el albarán.

Incidencia	Cómo tratarla	Qué evitar
Entrega parcial	Registrar lo recibido y dejar pendiente el resto	Dar entrada al pedido completo
Mercancía dañada	Separar unidades y documentar aceptación/rechazo	Poner a la venta sin revisión
Referencia equivocada	Registrar incidencia y resolver con proveedor	Sustituir silenciosamente el código
Más unidades de las solicitadas	Verificar si se aceptan y documentarlo	Incorporarlas sin autorización
Precio o condiciones distintos	Derivar a comprobación administrativa	Confundir discrepancia económica con cantidad física
Albarán duplicado	Comprobar identificador y recepción asociada	Registrar dos entradas del mismo envío

Qué debe contener un registro de albaranes

Como mínimo: proveedor, número y fecha de albarán, pedido relacionado, referencias, unidades documentadas, recibidas, aceptadas y rechazadas, incidencias, responsable y estado.

REGISTRO ILUSTRATIVO DE RECEPCIÓNALB-2026-0148

PROVEEDORViveros Ejemplo

PEDIDOPED-0831

ESTADOPendiente de incidencia

RESPONSABLERecepción

Referencia	Albarán	Físico	Incidencia
Maceta 30 cm	30	26	4 faltantes
Sustrato 50 L	20	20	Correcto

3. No confundas albarán, factura y entrada de stock

Estos tres conceptos se relacionan, pero cumplen funciones distintas:

Albarán: evidencia documental de la entrega y sus referencias/cantidades declaradas.
Recepción de stock: registro operativo de las unidades realmente aceptadas y su ubicación o estado.
Factura: documento económico y fiscal que se revisa frente a las condiciones comerciales y recepciones.

Una forma robusta de trabajar es conciliar pedido, recepción y factura para detectar cantidades o precios inconsistentes. La validación concreta de facturas y sus requisitos legales debe adaptarse al sistema administrativo de la empresa.

4. Etiquetado: que el producto que llega sea el mismo que se vende

Un producto puede tener descripción parecida a otro, pero no ser la misma referencia. En un garden es especialmente fácil confundir variedades, tamaños de maceta, colores, litros de sustrato y presentaciones en pack.

ETIQUETA CORRECTASustrato universal · 50 LCódigo interno: SUS-50 · PVP validado✓ Identificación inequívoca

ETIQUETA AMBIGUASustrato universal

?

Sin volumen ni referencia específica⚠ Riesgo de confusión en caja

Cinco controles de etiquetado

La referencia del artículo en el sistema corresponde a su variante concreta, no solo a la familia.
El código de barras o identificador es único en el catálogo donde se utiliza.
El precio de venta aplicado por el TPV se revisa cuando hay altas o cambios.
Las etiquetas deterioradas o ilegibles tienen un procedimiento de sustitución.
Los artículos de venta a granel, packs o productos sin código comercial cuentan con un método específico y controlado de selección en caja.

No es necesario que todos los productos utilicen el mismo tipo de etiqueta. Lo imprescindible es que la operativa pueda identificar el artículo sin ambigüedad.

5. Cobro en caja: donde cada venta debe convertirse en una salida correcta

El TPV no solo cobra. También alimenta las ventas por referencia que después sirven para decidir reposiciones, prever campañas y analizar márgenes.

SIMULACIÓN DE TICKET · EJEMPLO FICTICIOCAJA 02

Sustrato universal 50 L 2 × 8,50 €17,00 €

Maceta terracota 30 cm 1 × 12,00 €12,00 €

TOTAL ILUSTRATIVO29,00 €

Venta cobradaImporte y medio de pago confirmados

→

Stock descontado−2 SUS-50 · −1 MAC-30

Proceso recomendado en caja

Escanea o selecciona la referencia exacta. Comprueba tamaño, variedad y formato si hay dudas.
Valida cantidad y precio. Evita marcar dos unidades como una o aplicar precios de otra presentación.
Gestiona descuentos con motivo. Las promociones deben mantener la identificación correcta del artículo vendido.
Confirma el cobro. El medio de pago y la transacción deben quedar registrados según el procedimiento del TPV.
Verifica la actualización del stock. En una venta normal, las unidades vendidas deben descontarse del artículo correcto, respetando los tiempos de sincronización del sistema.
Trata excepciones con registro. Devoluciones, anulaciones, cambios y ventas offline necesitan un procedimiento que evite movimientos duplicados.

Cuatro errores de caja que distorsionan el inventario

Error	Lo que ve el cliente	Lo que ocurre en el sistema
Se usa una referencia genérica	Ticket con descripción poco específica	La venta no se atribuye al artículo real
Se selecciona otro tamaño	Puede cobrarse un importe distinto o similar	Descuenta otra referencia
No se completa una sincronización	La venta puede quedar registrada localmente	El inventario central puede no estar actualizado aún
Se anula o devuelve incorrectamente	Hay una operación de corrección	Pueden restituirse unidades no vendibles o duplicarse un ajuste

6. Cómo gestionar los cobros y el cierre de caja sin perder trazabilidad

En caja conviven dos conciliaciones: la económica y la de mercancía. Ambas son necesarias, pero una no sustituye a la otra.

CONTROL ECONÓMICO

¿Cuánto se ha cobrado?

Conciliar operaciones del TPV, efectivo, tarjetas, devoluciones, anulaciones y otros medios de pago contra los registros y justificantes correspondientes.

CONTROL DE INVENTARIO

¿Qué referencias han salido?

Comprobar que las líneas de venta, cambios y devoluciones han generado las salidas o entradas de unidades correctas en el stock.

Checklist diario de caja

Comprobar operaciones anuladas, devoluciones y correcciones excepcionales.
Revisar ventas por referencias genéricas o códigos de artículo desconocidos.
Verificar incidencias de escáner y artículos introducidos manualmente.
Identificar transacciones y sincronizaciones pendientes por desconexión.
Conciliar los cobros con los registros de ventas según la política de caja.
Escalar cualquier diferencia entre ventas registradas y movimientos de stock.

Ejemplo: un cliente compra una planta y más tarde la devuelve dañada. La devolución económica puede ser correcta, pero la planta no debe reincorporarse automáticamente al stock vendible si no puede volver a venderse. Debe registrarse su estado y, en su caso, la merma.

7. Devoluciones, traspasos, mermas y ajustes: cada uno tiene su propio motivo

↩Devolución

Documenta qué referencia vuelve, en qué estado y si queda vendible, pendiente de revisión o descartada.

⇄Traspaso

Registra origen, destino, cantidad y fecha. Un traslado interno no debe confundirse con una venta.

×Merma

Registra roturas, plantas muertas y otros productos no vendibles con causa y autorización.

±Ajuste

Corrige diferencias validadas de inventario. No lo utilices para sustituir recepciones o ventas que deberían registrarse por su movimiento real.

Para los movimientos entre ubicaciones, utiliza también la guía de localización. Para investigar diferencias confirmadas, consulta conteos.

8. Una rutina de control de 15 minutos

No es necesario abrir una investigación completa por cada operación correcta. Lo eficaz es trabajar con una lista corta de excepciones.

INICIO DEL DÍA5 min

Revisa albaranes y movimientos abiertos del día anterior.

DURANTE LA OPERACIÓN5 min

Resuelve referencias sin código, incidencias de recepción y dudas de caja.

CIERRE5 min

Comprueba ventas genéricas, sincronizaciones pendientes y operaciones sin conciliar.

La distribución temporal es una propuesta orientativa, no una duración garantizada. Gardens de mayor volumen pueden necesitar más tiempo o controles automatizados.

9. Indicadores para comprobar que está funcionando

01 · ALBARANESPendientes de conciliar

Número de albaranes recibidos aún sin cierre documental o sin incidencias resueltas.

02 · RECEPCIÓNDiferencias de entrega

Recepciones con diferencia entre documento y unidades físicas, indicando su causa.

03 · CAJAVentas genéricas

Porcentaje de líneas vendidas con referencias no identificadas de forma específica.

04 · TRAZABILIDADMovimientos pendientes

Ventas, devoluciones y traslados sin sincronizar o conciliar en plazo.

Ejemplo de evolución de incidencias

SIMULACIÓN ILUSTRATIVA · NO SON RESULTADOS REALES

ANTES16Incidencias abiertas al cierre

DESPUÉS4Incidencias abiertas al cierre

Reducir las excepciones pendientes permite investigar las diferencias cuando todavía es fácil reconstruir qué ocurrió. El objetivo debe acompañarse de comprobaciones de calidad: cerrar incidencias sin resolverlas no equivale a mejorar.

10. Plan de implantación en cuatro semanas

Semana	Prioridad	Entregable
1 · Observar	Seguir un pedido desde albarán hasta estantería y una venta desde caja hasta stock	Mapa de fallos y casos de excepción
2 · Recepciones	Implantar verificación física, estados de albarán y responsables	Protocolo de recepción y conciliación
3 · Caja y etiquetas	Revisar códigos, referencias genéricas, devoluciones y sincronización	Procedimiento de caja y altas de artículos
4 · Seguimiento	Revisar indicadores y cerrar causas recurrentes	Rutina diaria y responsables definidos

Empieza con un piloto de diez referencias de alta rotación y un proveedor frecuente. Comprueba una recepción real y después varias ventas en caja de esas referencias. Si aparece un error, podrás localizar qué paso lo provoca antes de escalar al resto del garden.

11. Errores habituales que conviene evitar

Dar entrada a lo pedido. Lo relevante para el inventario es lo recibido y aceptado.
Dejar albaranes sin conciliar durante días. Luego cuesta reconstruir incidencias y responsabilidades.
Dar de alta referencias sin validar el TPV. Un artículo puede estar bien descrito en almacén y mal identificado en caja.
Utilizar artículos genéricos habitualmente. Dificulta conocer ventas, rotación y margen por referencia.
Repetir una venta tras un fallo de conexión sin comprobar el estado. Puede duplicar cobros o movimientos.
Devolver automáticamente al stock vendible todo lo que se reembolsa. Algunos artículos llegan deteriorados.
Regularizar diferencias sin identificar su origen. El problema desaparece en la pantalla, pero no en la operativa.
Pensar que una caja cuadrada garantiza un stock correcto. Son controles relacionados, pero distintos.

12. Checklist de implantación

Archivo HTML imprimible, con casillas para marcar. Puedes guardarlo como PDF desde tu navegador.

13. Empieza hoy: sigue una referencia de principio a fin

Elige una referencia de alta rotación. Busca el último pedido, su albarán, la recepción registrada, la etiqueta que ve el cliente y una venta reciente en caja. Comprueba que cada paso representa la misma referencia y cantidad.

Si no puedes reconstruir ese recorrido, ahí está la primera oportunidad de mejora.